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Müssen Spesen vom Arbeitgeber bezahlt werden?

07.02.2018 10:06

Dominik Probst, Rechtsanwalt

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen (Art. 327a OR). Die Pflicht des Arbeitgebers zum Auslagenersatz stellt einen Aspekt seiner Fürsorgepflicht gegenüber dem Arbeitnehmer dar. Folglich sind dem Arbeitnehmer zwingend die notwendig entstehenden Auslagen vollständig zu ersetzen. Als notwendig gelten jene Auslagen, die ein sorgfältiger Arbeitnehmer als notwendig ansehen darf und nicht einfach sämtliche Auslagen, die anfallen. Nicht dazu gehören in der Regel die Auslagen für die Kleider des Arbeitnehmers, seine Verpflegungskosten und die Fahrt zum Arbeitsplatz. Spezielle Arbeitskleider wie Uniformen, Über- oder besondere Schutzkleider sind aber vom Arbeitgeber zu bezahlen. Wenn die Arbeitsleistung auswärts, d.h. weder am Ort der Betriebsstätte noch am Wohnort des Arbeitnehmers erfolgt, so gehen die Kosten für die Verpflegung, allfällige Unterbringung und für die Fahrt ab dem üblichen Arbeitsort ebenfalls zulasten des Arbeitgebers. Dies ist insbesondere beim Baugewerbe, bei Servicemonteuren und bei Handelsreisenden der Fall.

Die Vereinbarung einer pauschalen Entschädigung ist, wenn sie schriftlich oder in einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) vereinbart wird, zulässig. Die Pauschale kann in einem Taggeld oder als Wochen- oder Monatsvergütung vereinbart werden und muss so bemessen sein, dass sie mindestens alle notwendigen Auslagen ersetzt. Ist dies nicht der Fall, so ist die Abrede nichtig und es sind die effektiven Auslagen zu ersetzen. Die pauschalen Spesen müssen die durchschnittlichen, effektiv notwendigen Auslagen über eine längere Zeitperiode decken.

Ausbildungen hingegen sind nur notwendig und deren Kosten damit durch den Arbeitgeber zu bezahlen, wenn sie vom Arbeitgeber selbst angeordnet wurden. Freiwillige Weiterbildungen sind grundsätzlich vom Arbeitnehmer zu tragen. Da in der Regel beide Parteien von einer Weiterbildung profitieren, wird ein solches Vorhaben oft von den Arbeitgebern unterstützt. In der Praxis wird dazu eine Aus- oder Weiterbildungsvereinbarung geschlossen, welche die Rückzahlung im Falle einer Kündigung regelt. Diese Vereinbarung ist gültig, wenn sie den vom Arbeitnehmer zurückzuvergütenden Betrag und den Zeitraum fixiert, innert welchem die Kündigung eine Rückzahlungspflicht auslöst. Ohne den Abschluss einer solchen Vereinbarung können die Weiterbildungskosten nicht zurückverlangt werden.

Die schriftliche Vereinbarung einer pauschalen Spesenentschädigung ist also zulässig. Unzulässig ist jedoch, dass sämtliche Auslagen, welche die Pauschale übersteigen, durch den Arbeitnehmer persönlich zu berappen sind. Der Arbeitgeber hat alle notwendigen Auslagen des Arbeitnehmers zu tragen. Die Rückforderung von Weiterbildungskosten ist hingegen zulässig, wenn sie entsprechend vereinbart wurde.

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